紙を削減するペーパーレス化による5つのメリット

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ペーパーレス化に取り組む

PC操作

資料の位置が明確に

今までのように紙資料をまとめてしっかりとファイリングをしていても、膨大な量とスペースを取ります。そうなると資料の位置を把握するのが難しくなります。ペーパーレス化をすると、パソコン上で検索機能が使えるため、必要な資料を素早く見つけることができます。それに省スペースになるため、新しく資料室を有効活用しましょう。

費用の削減

会議や配布用の資料などを全て紙媒体にしていると、多大な費用がかかります。これらを電子媒体にするだけで、資料を印刷する機会が減り大幅なコストダウンに繋がります。紙媒体の使用は印刷代からコピー用紙代、さらに運搬・廃棄費用まで掛かります。それらすべての費用を大幅にカットできるのがペーパーレス化の特徴です。

セキュリティ強化

紙媒体では紛失や盗難による情報漏洩の可能性があります。しかし、ペーパーレス化にして電子媒体にすると、特定のユーザーのみの閲覧権を設けることができます。さらに盗難や紛失などの持ち出しリスクが無いためセキュリティ強化に繋がります。

承認業務が円滑に

紙媒体を使用している場合は承認印を押してもらう場合、上司の空いている時間を見計らって承認業務を行なわなければいけませんでした。ペーパーレス化により電子印が採用され、自席に居なくても承認が可能になりました。承認者の都合による時間のロスを減らすことができるため、ペーパーレス化により業務が円滑に進むようになります。

環境問題への貢献

紙資源を使用しないことだけで、大きな環境問題への貢献に繋がります。紙の使用から廃棄まで環境問題にかかわる事なので、ペーパーレス化は省エネやエコに取り組む姿勢になります。

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